Aller au contenu principal

La même commande apparaît deux fois

  • Utilisateur
  • Admin

Une même commande apparaît deux fois, dans Hyperfox ou dans votre ERP. Recherchez d'abord les deux exemplaires. Pour les étapes, voir Retrouver une commande et vérifier où elle se trouve.

Hyperfox ne compare pas un e-mail entrant avec les e-mails reçus auparavant. Chaque e-mail que Hyperfox reçoit devient sa propre demande. Pour savoir comment un e-mail devient une demande avec une ou plusieurs commandes, voir Ce que sont les demandes, les commandes et les lignes.

Deux demandes avec la même commande dans À valider​

À valider contient deux lignes avec le même client, la même référence et les mêmes lignes de commande, chacune étant une demande distincte.

Cause : Hyperfox a reçu l'e-mail deux fois. Les causes les plus fréquentes sont :

  • Le client a envoyé l'e-mail deux fois, ou à deux de vos adresses.
  • Une règle de messagerie transfère l'e-mail vers votre adresse de transfert, et quelqu'un l'a aussi transféré à la main.
  • L'e-mail est arrivé dans deux boîtes que Hyperfox surveille sur votre canal Microsoft 365, ou dans une boîte surveillée qui transfère aussi vers votre adresse de transfert.

Solution :

Rejeter agit sur toute la demande. Chaque commande de la demande qui n'est pas encore validée passe au statut Rejeté. Cette action est irréversible.

  1. Ouvrez les deux demandes et comparez-les avec l'e-mail. Gardez la demande que vous voulez valider.
  2. Rejetez l'autre demande. Le rejet n'envoie rien à votre ERP et aucun e-mail à l'expéditeur. Hyperfox n'enregistre pas de motif de rejet.

Pour rejeter une demande, voir Rejeter une demande qui ne doit jamais atteindre votre ERP.

Pour éviter ce cas, demandez à votre administrateur de vérifier que chaque e-mail de commande atteint Hyperfox par un seul chemin. Cela veut dire une seule règle de messagerie par boîte, et aucune règle de transfert sur une boîte que surveille le canal Microsoft 365. Pour les réglages des boîtes, voir Connecter Microsoft 365 et choisir les boîtes.

Une réponse ou une confirmation de commande est arrivée comme nouvelle commande​

À valider contient une deuxième demande pour une commande que vous avez déjà traitée. Son e-mail est une réponse du client, ou une confirmation de commande qui cite la commande.

Cause : La réponse a été envoyée à une adresse que Hyperfox lit, et rien ne la signalait comme autre chose qu'une commande.

Solution : Rejeter agit sur toute la demande. Chaque commande de la demande qui n'est pas encore validée passe au statut Rejeté. Cette action est irréversible. Rejetez la demande de la réponse. Pour rejeter une demande, voir Rejeter une demande qui ne doit jamais atteindre votre ERP. Pour écarter les réponses et les confirmations, voir Des réponses ou des confirmations de commande arrivent comme commandes.

Un e-mail a donné deux commandes qui ne devraient en faire qu'une​

Une demande a deux onglets de commande avec la même commande. Par exemple, l'e-mail contenait la commande à la fois en PDF et en tableur.

Cause : Un e-mail devient toujours une seule demande. Le mapping IA a une instruction de découpage que gère votre administrateur. Cette instruction indique à l'IA comment découper un e-mail en plusieurs commandes, et ici l'IA a lu les deux pièces jointes comme deux commandes. Quand le mapping ne découpe pas, l'IA fait une seule commande de l'e-mail entier, pièces jointes comprises.

Solution :

Rejeter agit sur toute la demande. Chaque commande de la demande qui n'est pas encore validée passe au statut Rejeté. Cette action est irréversible. Pour écarter une seule commande d'une demande répartie, supprimez plutôt cette commande.

  1. Ouvrez la demande.
  2. Cliquez sur l'onglet de la commande en trop.
  3. À côté de Nouvelle commande, cliquez sur Supprimer la commande 2 (corbeille). Le libellé contient le numéro de cette commande.
  4. Cliquez sur Supprimer.
  5. Validez la commande que vous gardez.

Pour les étapes, voir Traiter une demande répartie : ajouter des commandes, déplacer des lignes, valider.

Si cela se produit pour chaque e-mail de ce type, demandez à votre administrateur d'ajuster l'instruction de découpage du mapping IA. Pour la marche à suivre, voir Modifier la façon dont un document est découpé en commandes.

Un e-mail avec plusieurs commandes n'a donné qu'une commande​

L'e-mail contenait plusieurs commandes, par exemple un fichier par commande, mais la demande n'a qu'un onglet de commande.

Cause : Un e-mail devient toujours une seule demande. L'IA en fait une seule commande, sauf si le mapping IA a une instruction de découpage. L'instruction de découpage indique à l'IA où une commande se termine et où la suivante commence.

Solution :

  • Ajoutez à la main les commandes manquantes dans la demande, ou demandez à l'expéditeur d'envoyer un e-mail par commande.

Si vos clients envoient souvent plusieurs commandes dans un seul e-mail, demandez à votre administrateur d'ajouter une instruction de découpage au mapping IA. Pour la marche à suivre, voir Modifier la façon dont un document est découpé en commandes.

Après Réessayer, les commandes ont changé​

Réessayer supprime toutes les commandes de la demande, y compris les modifications que vous avez enregistrées, et les remplace par une nouvelle lecture. La nouvelle lecture peut avoir d'autres valeurs ou un autre nombre de commandes. Comparez les nouvelles commandes avec le document avant de valider. Pour ce qu'il faut vérifier, et que faire si les commandes des deux lectures s'affichent côte à côte, voir Retry an order so the AI reads it again from the start.

Votre ERP a la commande deux fois, Hyperfox l'affiche une fois​

La commande a une seule ligne dans Archive, mais votre ERP en a deux exemplaires.

Cause : Hyperfox a envoyé la commande deux fois. Les causes les plus fréquentes sont :

  • Votre ERP reçoit la commande par un webhook. La réponse de votre ERP a pris plus de 60 secondes ou était une erreur, y compris depuis un environnement de test. Hyperfox considère alors l'appel comme échoué et renvoie la commande, jusqu'à cinq tentatives. Hyperfox le fait même quand votre ERP a bien enregistré la première.
  • Un administrateur a cliqué sur Réessayer pour un appel webhook dans les journaux, alors que votre ERP avait déjà enregistré la commande.
  • La commande est passée par un profil d'export. Quelqu'un l'a validée à nouveau après Submit Failed, ou votre ERP a répondu lentement ou par une erreur à un appel API et Hyperfox a refait l'appel. Pour ces causes, voir Your ERP received the order twice.

Solution :

  • Supprimez l'exemplaire en trop dans votre ERP.

Demandez à votre administrateur d'ouvrir Administration > Webhooks et de cliquer sur Afficher les journaux. Dans les journaux, votre administrateur recherche les appels autour du moment de la validation (Horodatage) et vérifie Tentative. Afficher les détails montre la commande sous Payload. Plus d'une tentative signifie que votre ERP a répondu trop tard ou par une erreur.

Demandez à la personne qui a construit la liaison avec votre ERP de lui faire reconnaître une commande déjà reçue, et de répondre en moins de 60 secondes.

Toujours faux ?​

Si le problème persiste, contactez le support à [email protected]. Indiquez l'identifiant de la demande de chaque exemplaire et le moment où la commande est arrivée. Pour un exemplaire dans votre ERP, indiquez aussi le moment où vous l'avez validée. Pour savoir quoi envoyer d'autre, voir How to report a problem with an order to support.

Voir aussi​

Dernière mise à jour le