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Comment l'IA lit et remplit une commande, étape par étape

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Après l'arrivée d'un e-mail de commande, l'IA lit le document, remplit la commande et la relie à vos données de référence. La commande apparaît ensuite dans À valider. Pour l'association des articles et des unités, voir Comment Hyperfox associe l'article de chaque ligne de commande et Comment les quantités et les unités sont lues et converties.

Les étapes en bref​

  • Choisir une route : Hyperfox associe l'e-mail à une route, et la route détermine quel mapping IA le lit.
  • Lire : l'IA lit l'e-mail et ses pièces jointes. Elle note chaque valeur que le mapping IA demande.
  • Associer : l'IA relie les valeurs lues à vos données de référence, comme le client, l'adresse de livraison, les articles et les unités.
  • Appliquer le Codex : les corrections que vous avez faites sur des commandes précédentes remplacent l'association de l'IA là où elles s'appliquent.
  • Contrôler : Hyperfox contrôle les unités par rapport à l'article, les règles d'avertissement et les champs obligatoires. La commande apparaît ensuite dans À valider.

Pendant ce temps, la demande se trouve dans En cours. Pour le parcours complet, voir Ce qui arrive à une commande, de l'e-mail à l'ERP.

Choisir une route​

Un canal e-mail, comme une adresse e-mail transféré ou une boîte Microsoft 365, peut avoir plusieurs routes. Ce sont par exemple « Commande de stock » et « Commande urgente ». Chaque route a un nom, une description et un mapping IA. Hyperfox compare chaque e-mail entrant avec les noms et les descriptions des routes du canal et prend la route qui correspond. Si aucune route ne correspond, Hyperfox utilise la route par défaut.

La route est importante parce qu'elle détermine le mapping IA, et que le mapping IA détermine comment l'e-mail est lu. Une route sans mapping IA produit une commande vide. Les commandes qui arrivent par l'API ou par EDI n'ont pas de route. Dans le champ Mapping d'une route, votre administrateur réutilise un mapping IA existant ou choisit Nouveau mapping. Un nouveau mapping prend le nom de la route à l'enregistrement de celle-ci.

Si un e-mail arrive dans la mauvaise route, vous pouvez le relancer avec la bonne route. Pour les étapes, voir L'e-mail est arrivé dans la mauvaise route.

Lire le document​

Depuis la version du 30 septembre 2026.

Le mapping IA liste les champs de votre commande. Ce sont par exemple le client, la référence client, la date de livraison et les lignes avec article, quantité et unité. Pour chaque champ, le mapping IA contient une instruction d'extraction. Ce court texte dit à l'IA ce que signifie le champ et où le trouver. L'IA lit le corps de l'e-mail, l'objet, l'expéditeur et les pièces jointes, et note ce qu'elle trouve pour chaque champ. Si l'e-mail a été transféré par un système de tickets, l'IA lit aussi le bloc du ticket en haut de l'e-mail. Ce bloc contient des informations comme le contact d'origine. Un message vocal est d'abord converti en texte, et l'IA lit ce texte, pas le son. Pour les messages vocaux, voir Messages vocaux.

L'IA note chaque candidat plausible, pas une seule réponse. Une ligne peut porter à la fois le code article du client et le vôtre, et l'étape suivante en prend un. Si un champ ne figure pas dans le document, l'IA le laisse vide.

Les tableurs reçoivent un traitement supplémentaire. Pour une commande de stock, Hyperfox trouve d'abord les colonnes qui contiennent l'article, la quantité et l'unité. Il lit ensuite les lignes à partir de ces colonnes. Hyperfox ne le fait que lorsqu'un e-mail contient une seule commande. Hyperfox ignore les lignes, colonnes et feuilles masquées d'un fichier Excel, donc l'IA ne lit que ce que la feuille affiche. Les longs nombres d'un tableur, comme un code client, gardent tous leurs chiffres.

Certains documents contiennent plusieurs commandes, par exemple une par adresse de livraison. Si le mapping IA a une instruction de découpage, l'IA la suit et crée une commande par partie. La demande affiche alors un onglet par commande. Pour le fonctionnement, voir Comment fonctionne une demande répartie : un document, plusieurs commandes. Pour la modification de l'instruction de découpage, voir Orienter la lecture d'un champ par l'IA.

Associer à vos données de référence​

Une valeur lue par l'IA est du texte, comme un nom de société ou « LID TRAY PREMIUM ». Pour remplir un client ou un article sur la commande, l'IA cherche dans vos données de référence l'enregistrement qui correspond à ce texte. Elle relie ensuite cet enregistrement. L'IA ne cherche que dans les colonnes que votre administrateur a rendues consultables pour cette liste, par exemple le code article, le nom et l'EAN.

Si rien ne correspond assez bien, le champ reste vide et vous choisissez l'enregistrement dans l'écran de validation. Un article vide vaut mieux qu'un article faux, car il apparaît comme une erreur que vous ne pouvez pas manquer. Pour les détails, voir Comment Hyperfox associe l'article de chaque ligne de commande et Comment les clients et les adresses de livraison sont associés.

Quand l'IA ne trouve rien pour un texte, Hyperfox vérifie si exactement le même texte a déjà été validé avec un enregistrement choisi à la main. Si c'est le cas, Hyperfox remplit cet enregistrement. Ces choix enregistrés sont distincts du Codex. Ils contiennent les choix que vous avez faits dans des champs vides, et ils s'appliquent à tous les clients. Rejeter une demande efface les choix que Hyperfox a enregistrés à partir de cette demande.

Appliquer le Codex​

Le Codex contient les corrections que vous et vos collègues avez faites en validant des commandes précédentes. Chaque correction dit : « pour ce texte, l'IA a associé l'enregistrement A, le bon enregistrement est B ». Pendant l'association, l'IA applique d'abord les corrections qui valent pour tous les clients. Dès que l'IA a trouvé le client, elle applique aussi les corrections de ce client. Pour l'enregistrement des entrées, voir Comment le Codex apprend de vos corrections.

Contrôler le résultat​

Avant que la commande n'arrive dans À valider, Hyperfox effectue ces contrôles :

  • Dans une commande de stock, l'unité de chaque ligne doit faire partie des unités de son article. Si ce n'est pas le cas, ou si aucune unité n'a été lue, Hyperfox attribue l'unité de base de l'article. Pour le contrôle des unités, voir Comment les quantités et les unités sont lues et converties.
  • Hyperfox vérifie les règles d'avertissement du mapping IA sur la commande terminée. Une règle qui s'applique affiche son message sur l'écran de validation. Les avertissements ne bloquent jamais Valider.
  • Quand vous ouvrez la commande, Hyperfox contrôle les champs obligatoires et les règles de votre modèle de commande. Il liste chaque problème sous Erreurs à résoudre.

Si l'IA ne peut pas du tout lire le document, Hyperfox crée quand même une commande, pour que la demande ne se perde pas. La commande arrive dans À valider avec le message "We couldn't automatically extract all the information from your order. You can continue with manual entry or click retry."

Précision​

Le badge de précision d'une commande, par exemple 80 %, mesure dans quelle mesure le résultat de l'IA est complet, pas à quel point l'IA est sûre d'elle. Le badge part de 100 % et baisse pour chaque champ clé que l'IA a laissé vide. Sur la commande, les champs clés sont le client (acheteur), le client comptable, la date d'émission et la référence client. Sur chaque ligne, ce sont l'article, la quantité et l'unité. Une commande sans lignes, ou qui descend sous 40 %, obtient 0 %. Une précision élevée ne signifie donc pas que chaque valeur est correcte, car un article faux compte comme rempli. Hyperfox calcule la précision une seule fois, quand l'IA a terminé, et le chiffre ne change pas quand vous corrigez la commande. Hyperfox ne la calcule que pour les commandes de stock. Une commande de transport n'affiche pas de précision.

Hyperfox calcule la précision pour les commandes que l'IA a lues. Les commandes reçues par l'API affichent —. Les couleurs du badge sont définies par environnement.

Ce que vous pouvez changer, et qui s'en charge​

Si l'IA a associé le mauvais enregistrement alors que le bon existe, un opérateur le corrige dans l'écran de validation et valide. Le Codex applique la correction la fois suivante.

Si l'enregistrement n'existe pas, ou a un nom ou un code erroné, la personne qui gère vos données de référence l'ajoute ou le corrige. Elle le fait dans Données de référence, ou dans le système qui les alimente. Pour les étapes, voir Add, edit and delete reference data records.

Si l'IA a lu le mauvais texte, par exemple le poids au lieu de la quantité, un administrateur modifie l'instruction d'extraction de ce champ. Pour les étapes, voir Orienter la lecture d'un champ par l'IA.

Si l'e-mail a été lu comme un autre type de commande, un opérateur le relance avec la bonne route. Un administrateur précise les descriptions des routes sous Administration > Routes. Pour les deux, voir L'e-mail est arrivé dans la mauvaise route.

Si une colonne dont vous avez besoin n'est pas consultable, un administrateur la rend consultable. Pour les étapes, voir Rendre une colonne consultable par l'IA.

Si un champ de votre modèle de commande ne figure pas sur l'écran de commande, un administrateur l'ajoute. Pour les étapes, voir Modifier les colonnes et les champs des écrans de commande. Si votre modèle de commande n'a pas ce champ, Hyperfox l'ajoute au modèle de commande.

Une nouvelle exécution peut lire le document autrement, en mieux ou en moins bien. L'IA n'apprend rien d'une relance. Seule une correction validée enregistre une entrée Codex. Vous corrigez et validez, et le Codex fait le reste. Pour ce que change chaque levier, et ce qu'il ne change pas, voir Ce que vous pouvez modifier pour que l'IA lise mieux vos commandes.

Voir aussi​

Dernière mise à jour le