Doorgaan naar hoofdinhoud

Dezelfde bestelling staat er twee keer

  • Gebruiker
  • Admin

Eén bestelling staat er twee keer, in Hyperfox of in uw ERP. Zoek eerst beide exemplaren op. Hoe u een bestelling terugvindt, leest u in Een bestelling terugvinden en nagaan waar ze staat.

Hyperfox vergelijkt een binnenkomende e-mail niet met de e-mails die het eerder ontving. Elke e-mail die Hyperfox ontvangt, wordt een eigen aanvraag. Hoe één e-mail één aanvraag met een of meer bestellingen wordt, leest u in Wat aanvragen, bestellingen en regels zijn.

Twee aanvragen met dezelfde bestelling in Te valideren​

Te valideren heeft twee rijen met dezelfde klant, referentie en regels, elk een aparte aanvraag.

Oorzaak: Hyperfox heeft de e-mail twee keer ontvangen. De meest voorkomende oorzaken zijn:

  • De klant verstuurde de e-mail twee keer, of naar twee van uw adressen.
  • Een e-mailregel stuurt de e-mail door naar uw doorstuuradres, en iemand stuurde ze ook met de hand door.
  • De e-mail kwam aan in twee postvakken die Hyperfox volgt op uw Microsoft 365-kanaal, of in een gevolgd postvak dat ook doorstuurt naar uw doorstuuradres.

Oplossing:

Afwijzen werkt op de hele aanvraag. Elke bestelling van de aanvraag die nog niet gevalideerd is, krijgt de status Afgewezen. Dat kunt u niet ongedaan maken.

  1. Open beide aanvragen en vergelijk ze met de e-mail. Houd de aanvraag die u wilt valideren.
  2. Wijs de andere aanvraag af. Afwijzen stuurt niets naar uw ERP en geen e-mail naar de afzender. Hyperfox bewaart geen reden voor een afwijzing.

Hoe u afwijst, leest u in Een aanvraag afwijzen die nooit uw ERP mag bereiken.

Om dit te voorkomen, vraagt u uw beheerder na te gaan dat elke e-mail met een bestelling Hyperfox langs één weg bereikt. Dat betekent één e-mailregel per postvak, en geen e-mailregel die doorstuurt vanuit een postvak dat het Microsoft 365-kanaal volgt. De instellingen van de postvakken leest u in Microsoft 365 verbinden en postvakken kiezen.

Een antwoord of orderbevestiging kwam binnen als nieuwe bestelling​

Te valideren heeft een tweede aanvraag voor een bestelling die u al afhandelde. De e-mail ervan is een antwoord van de klant, of een orderbevestiging die de bestelling citeert.

Oorzaak: Het antwoord werd verstuurd naar een adres dat Hyperfox leest, en niets duidde het aan als iets anders dan een bestelling.

Oplossing: Afwijzen werkt op de hele aanvraag. Elke bestelling van de aanvraag die nog niet gevalideerd is, krijgt de status Afgewezen. Dat kunt u niet ongedaan maken. Wijs de aanvraag van het antwoord af. Hoe u afwijst, leest u in Een aanvraag afwijzen die nooit uw ERP mag bereiken. Hoe u antwoorden en bevestigingen buiten houdt, leest u in Antwoorden of orderbevestigingen komen binnen als bestellingen.

Eén mail gaf twee bestellingen die er één zouden moeten zijn​

Eén aanvraag heeft twee bestellingstabbladen met dezelfde bestelling. De e-mail bevatte de bestelling bijvoorbeeld zowel als pdf als als rekenblad.

Oorzaak: Eén e-mail wordt altijd één aanvraag. De AI-mapping heeft een splitsinstructie die uw beheerder beheert. Die instructie laat de AI een e-mail in meerdere bestellingen splitsen, en hier las de AI de twee bijlagen als twee bestellingen. Splitst de mapping niet, dan maakt de AI één bestelling uit de hele e-mail, bijlagen inbegrepen.

Oplossing:

Afwijzen werkt op de hele aanvraag. Elke bestelling van de aanvraag die nog niet gevalideerd is, krijgt de status Afgewezen. Dat kunt u niet ongedaan maken. Om maar één bestelling van een gesplitste aanvraag weg te laten, verwijdert u die bestelling.

  1. Open de aanvraag.
  2. Klik op het tabblad van de extra bestelling.
  3. Klik naast Nieuwe bestelling op Bestelling 2 verwijderen (prullenbak). Het label bevat het nummer van die bestelling.
  4. Klik op Verwijderen.
  5. Valideer de bestelling die u houdt.

De stappen leest u in Een gesplitste aanvraag behandelen: bestellingen toevoegen, regels verplaatsen, valideren.

Gebeurt dit bij elke e-mail van deze soort, vraag dan uw beheerder de splitsinstructie van de AI-mapping aan te passen. Hoe dat gaat, leest u in Wijzigen hoe een document in bestellingen gesplitst wordt.

Eén mail met meerdere bestellingen gaf maar één bestelling​

De e-mail bevatte meerdere bestellingen, bijvoorbeeld één bestand per bestelling, maar de aanvraag heeft maar één tabblad met een bestelling.

Oorzaak: Eén e-mail wordt altijd één aanvraag. De AI maakt er één bestelling van, tenzij de AI-mapping een splitsinstructie heeft. De splitsinstructie vertelt de AI waar de ene bestelling eindigt en de volgende begint.

Oplossing:

  • Voeg de ontbrekende bestellingen met de hand toe in de aanvraag, of vraag de afzender om één e-mail per bestelling te sturen.

Sturen uw klanten vaak meerdere bestellingen in één e-mail, vraag dan uw beheerder een splitsinstructie aan de AI-mapping toe te voegen. Hoe dat gaat, leest u in Wijzigen hoe een document in bestellingen gesplitst wordt.

Na Opnieuw proberen zien de bestellingen er anders uit​

Opnieuw proberen verwijdert elke bestelling van de aanvraag, ook de wijzigingen die u opsloeg, en vervangt ze door een nieuwe lezing. De nieuwe run kan andere waarden of een ander aantal bestellingen hebben. Vergelijk de nieuwe bestellingen met het document voordat u valideert. Wat u controleert, en wat u doet als de bestellingen van beide runs naast elkaar staan, leest u in Retry an order so the AI reads it again from the start.

Uw ERP heeft de bestelling twee keer, Hyperfox toont ze één keer​

De bestelling heeft één rij in Archief, maar uw ERP heeft twee exemplaren.

Oorzaak: Hyperfox heeft de bestelling twee keer verstuurd. De meest voorkomende oorzaken zijn:

  • Uw ERP ontvangt de bestelling via een webhook. Het antwoord van uw ERP duurde langer dan 60 seconden of was een fout, ook vanuit een testomgeving. Hyperfox telt de oproep dan als mislukt en verstuurt de bestelling opnieuw, tot vijf pogingen. Dat gebeurt ook wanneer uw ERP de eerste wel bewaarde.
  • Een beheerder klikte op Opnieuw Proberen bij een webhook-aanroep in de logs, terwijl uw ERP de bestelling al bewaard had.
  • De bestelling ging via een exportprofiel. Iemand valideerde ze opnieuw na Submit Failed, of uw ERP antwoordde traag of met een fout op een API-oproep en Hyperfox probeerde de oproep opnieuw. Die oorzaken leest u in Your ERP received the order twice.

Oplossing:

  • Verwijder het extra exemplaar in uw ERP.

Vraag uw beheerder Beheerinstellingen > Webhooks te openen en op Bekijk Logs te klikken. In de logs zoekt uw beheerder de aanroepen rond het tijdstip van de validatie op (Tijdstempel) en kijkt Poging na. Bekijk Details toont de bestelling onder Payload. Meer dan één poging betekent dat uw ERP te laat of met een fout antwoordde.

Vraag wie de koppeling met uw ERP bouwde, om een bestelling die al ontvangen is te herkennen en binnen 60 seconden te antwoorden.

Nog altijd fout?​

Blijft het probleem bestaan, neem dan contact op met support via [email protected]. Vermeld het id van de aanvraag van elk exemplaar en het tijdstip waarop de bestelling binnenkwam. Vermeld voor een exemplaar in uw ERP ook het tijdstip waarop u ze valideerde. Wat u nog meer stuurt, leest u in How to report a problem with an order to support.

Zie ook​

Laatst bijgewerkt op