Hoe de AI een bestelling leest en invult, stap voor stap
- Gebruiker
- Admin
Nadat een bestel-e-mail binnenkomt, leest de AI het document, vult ze de bestelling in en koppelt ze die aan uw referentiedata. Daarna verschijnt de bestelling in Te valideren. Hoe artikelen en eenheden gekoppeld worden, leest u in Hoe Hyperfox het artikel van elke regel koppelt en Hoe hoeveelheden en eenheden gelezen en omgerekend worden.
De stappen in het kort
- Een route kiezen: Hyperfox koppelt de e-mail aan een route, en de route bepaalt welke AI-mapping ze leest.
- Lezen: de AI leest de e-mail en de bijlagen. Ze noteert elke waarde waar de AI-mapping om vraagt.
- Koppelen: de AI koppelt de gelezen waarden aan uw referentiedata, zoals de klant, het leveringsadres, de artikelen en de eenheden.
- Codex toepassen: correcties die u op eerdere bestellingen maakte, vervangen de koppeling van de AI waar ze gelden.
- Controleren: Hyperfox controleert eenheden tegenover het artikel, waarschuwingsregels en verplichte velden. Daarna verschijnt de bestelling in Te valideren.
Ondertussen staat de aanvraag in Verwerking. Het hele traject leest u in Wat er met een bestelling gebeurt, van e-mail tot ERP.
Een route kiezen
Een e-mailkanaal, zoals een doorstuur-e-mailadres of een Microsoft 365-mailbox, kan meerdere routes hebben. Voorbeelden zijn "Voorraadbestelling" en "Dringende bestelling". Elke route heeft een naam, een omschrijving en één AI-mapping. Hyperfox vergelijkt elke binnenkomende e-mail met de namen en omschrijvingen van de routes van het kanaal en neemt de route die past. Past er geen route, dan gebruikt Hyperfox de standaardroute.
De route is belangrijk omdat ze de AI-mapping bepaalt, en de AI-mapping bepaalt hoe de e-mail gelezen wordt. Een route zonder AI-mapping levert een lege bestelling op. Bestellingen die via de API of EDI binnenkomen, hebben geen routes. In het veld Mapping van een route hergebruikt uw beheerder een bestaande AI-mapping of kiest hij Nieuwe mapping. Een nieuwe mapping krijgt de naam van de route wanneer de route opgeslagen wordt.
Komt een e-mail in de verkeerde route terecht, dan kunt u ze opnieuw proberen met de juiste route. De stappen leest u in De mail kwam in de verkeerde route terecht.
Het document lezen
Sinds de release van 30 september 2026.
De AI-mapping somt de velden van uw bestelling op. Voorbeelden zijn de klant, de klantreferentie, de leveringsdatum en de regels met artikel, hoeveelheid en eenheid. Voor elk veld bevat de AI-mapping een extractie-instructie. Die korte tekst zegt de AI wat het veld betekent en waar ze het vindt. De AI leest de tekst van de e-mail, het onderwerp, de afzender en de bijlagen, en noteert wat ze voor elk veld vindt. Werd de e-mail doorgestuurd via een ticketsysteem, dan leest de AI ook het ticketblok bovenaan de e-mail. Dat blok bevat gegevens zoals het oorspronkelijke contact. Een spraakbericht wordt eerst in tekst omgezet, en de AI leest die tekst, niet het geluid. Hoe spraakberichten verwerkt worden, leest u in Spraakberichten.
De AI noteert elke aannemelijke kandidaat, niet één antwoord. Een regel kan zowel de artikelcode van de klant als uw eigen code bevatten, en de volgende stap neemt er één. Staat een veld niet in het document, dan laat de AI het leeg.
Spreadsheets krijgen een extra behandeling. Bij een voorraadbestelling zoekt Hyperfox eerst de kolommen met het artikel, de hoeveelheid en de eenheid. Daarna leest het de rijen uit die kolommen. Hyperfox doet dat alleen wanneer één e-mail één bestelling bevat. Hyperfox slaat verborgen rijen, kolommen en tabbladen van een Excel-bestand over, zodat de AI alleen leest wat het blad toont. Lange getallen in een spreadsheet, zoals een klantcode, behouden al hun cijfers.
Sommige documenten bevatten meerdere bestellingen, bijvoorbeeld één per leveringsadres. Heeft de AI-mapping een splitsinstructie, dan volgt de AI die en maakt ze één bestelling per deel. De aanvraag toont dan één tab per bestelling. Hoe dat werkt, leest u in Hoe een gesplitste aanvraag werkt: één document, meerdere bestellingen. Hoe u de splitsinstructie wijzigt, leest u in Sturen hoe de AI een veld leest.
Koppelen aan uw referentiedata
Een waarde die de AI las, is tekst, zoals een bedrijfsnaam of "LID TRAY PREMIUM". Om een klant of artikel op de bestelling in te vullen, zoekt de AI in uw referentiedata het record dat bij die tekst past. Daarna koppelt ze dat record. De AI zoekt alleen in de kolommen die uw beheerder voor die lijst als doorzoekbaar instelde, bijvoorbeeld de artikelcode, de naam en de EAN.
Past er niets goed genoeg, dan blijft het veld leeg en kiest u het record in het validatiescherm. Een leeg artikel is beter dan een fout artikel, omdat het verschijnt als een fout die u niet kunt missen. De details leest u in Hoe Hyperfox het artikel van elke regel koppelt en Hoe klanten en leveradressen gekoppeld worden.
Vindt de AI niets voor een tekst, dan kijkt Hyperfox of exact dezelfde tekst eerder gevalideerd werd met een record dat iemand met de hand koos. Is dat zo, dan vult Hyperfox dat record in. Deze vastgelegde keuzes staan los van Codex. Ze bevatten de keuzes die u op lege velden maakte, en ze gelden voor elke klant. Een aanvraag afwijzen wist de keuzes die Hyperfox uit die aanvraag vastlegde.
Codex toepassen
Codex bevat de correcties die u en uw collega's maakten toen u eerdere bestellingen valideerde. Elke correctie zegt: "voor deze tekst koppelde de AI record A, het juiste record is B". Tijdens het koppelen past de AI eerst de correcties voor elke klant toe. Zodra de AI de klant gevonden heeft, past ze ook de correcties voor die klant toe. Hoe vermeldingen vastgelegd worden, leest u in Hoe Codex leert uit uw correcties.
Het resultaat controleren
Voor de bestelling in Te valideren komt, voert Hyperfox deze controles uit:
- In een voorraadbestelling moet de eenheid van elke regel een van de eenheden van het artikel zijn. Is dat niet zo, of werd er geen eenheid gelezen, dan zet Hyperfox de basiseenheid van het artikel. De eenheidscontrole leest u in Hoe hoeveelheden en eenheden gelezen en omgerekend worden.
- Hyperfox toetst de waarschuwingsregels van de AI-mapping aan de afgewerkte bestelling. Een regel die opgaat, toont haar melding in het validatiescherm. Waarschuwingen blokkeren Valideren nooit.
- Opent u de bestelling, dan controleert Hyperfox de verplichte velden en de regels van uw bestelmodel. Het somt elk probleem op onder Op te lossen fouten.
Kan de AI het document helemaal niet lezen, dan maakt Hyperfox toch een bestelling aan, zodat de aanvraag niet verloren gaat. De bestelling komt in Te valideren met de melding "We couldn't automatically extract all the information from your order. You can continue with manual entry or click retry."
Nauwkeurigheid
Het nauwkeurigheidslabel op een bestelling, bijvoorbeeld 80 %, meet hoe volledig het resultaat van de AI is, niet hoe zeker de AI is. Het label begint op 100 % en daalt voor elk sleutelveld dat de AI leeg liet. Op de bestelling zijn de sleutelvelden de klant (koper), de facturatieklant, de documentdatum en de klantreferentie. Op elke regel zijn het het artikel, de hoeveelheid en de eenheid. Een bestelling zonder regels, of een die onder 40 % zakt, krijgt 0 %. Een hoge nauwkeurigheid betekent dus niet dat elke waarde klopt, want een fout artikel telt als ingevuld. Hyperfox berekent de nauwkeurigheid één keer, wanneer de AI klaar is, en het cijfer verandert niet als u de bestelling corrigeert. Hyperfox berekent ze alleen voor voorraadbestellingen. Een transportbestelling toont geen nauwkeurigheid.
Hyperfox berekent de nauwkeurigheid voor bestellingen die de AI las. Bestellingen die via de API binnenkwamen, tonen —. De kleuren van het label worden per omgeving ingesteld.
Wat u kunt aanpassen, en wie het doet
Koppelde de AI het verkeerde record, hoewel het juiste bestaat, dan corrigeert een operator het in het validatiescherm en valideert die. Codex past de correctie de volgende keer toe.
Bestaat het record niet, of heeft het de verkeerde naam of code, dan voegt wie uw referentiedata beheert het toe of corrigeert het. Dat gebeurt in Referentiedata, of in het systeem dat de lijst vult. De stappen leest u in Add, edit and delete reference data records.
Las de AI de verkeerde tekst, bijvoorbeeld het gewicht in plaats van de hoeveelheid, dan past een beheerder de extractie-instructie van dat veld aan. De stappen leest u in Sturen hoe de AI een veld leest.
Werd de e-mail gelezen als het verkeerde soort bestelling, dan probeert een operator ze opnieuw met de juiste route. Een beheerder maakt de omschrijvingen van de routes nauwkeuriger onder Beheerinstellingen > Routes. Beide leest u in De mail kwam in de verkeerde route terecht.
Is een kolom die u nodig hebt niet doorzoekbaar, dan maakt een beheerder ze doorzoekbaar. De stappen leest u in Een kolom doorzoekbaar maken voor de AI.
Staat een veld van uw bestelmodel niet op het bestelscherm, dan voegt een beheerder het toe. De stappen leest u in De kolommen en velden van de bestelschermen wijzigen. Heeft uw bestelmodel het veld niet, dan voegt Hyperfox het toe aan het bestelmodel.
Een nieuwe run kan het document anders lezen, beter of slechter. De AI leert niets uit een nieuwe poging. Alleen een gevalideerde correctie legt een Codex-vermelding vast. U corrigeert en valideert, en Codex doet de rest. Wat elke hefboom verandert en wat niet, leest u in Wat u kunt aanpassen zodat de AI uw bestellingen beter leest.