Hoe een gesplitste aanvraag werkt: één document, meerdere bestellingen
- Gebruiker
Een gesplitste aanvraag is één aanvraag met twee of meer bestellingen. U controleert elke bestelling op haar eigen tab, en u valideert ze samen. Bent u nieuw met aanvragen en bestellingen, lees dan eerst Wat aanvragen, bestellingen en regels zijn.
Wat een gesplitste aanvraag is
Sommige documenten bevatten meerdere bestellingen, bijvoorbeeld één per leveradres of één per vrachtwagen. Heeft de AI-mapping een splitsinstructie, dan maakt de AI één bestelling per deel. De splitsinstructie leest u in Wijzigen hoe een document in bestellingen gesplitst wordt. Een aanvraag wordt ook een gesplitste aanvraag wanneer u er zelf een bestelling aan toevoegt.
Elke bestelling van een gesplitste aanvraag heeft haar eigen klant, adres, regels en status. Hyperfox stuurt elke bestelling als een aparte bestelling naar uw ERP. In Te valideren en Archief is de aanvraag nog altijd één rij. Verschillen haar bestellingen, dan toont de rij Meerdere. De nauwkeurigheid op de rij is de laagste van haar bestellingen.
De tabs per bestelling
In het validatiescherm heeft elke bestelling een eigen tab: Bestelling 1, Bestelling 2 enzovoort. Een tab toont hoeveel fouten en waarschuwingen zijn bestelling heeft, of Geen fouten. Met Ctrl ⇧ → en Ctrl ⇧ ← (Ctrl Shift → en ← op Windows) gaat u naar de volgende of vorige bestelling. Met Ctrl ⇧ 1 tot 9 springt u naar een bestelling.
U kunt wijzigen hoe de aanvraag gesplitst is. Nieuwe bestelling voegt een lege bestelling toe. Verplaatsen naar en Kopiëren naar verplaatsen of kopiëren geselecteerde regels naar een andere bestelling. De verwijderknop van de bestelling waarop u staat, bijvoorbeeld Bestelling 2 verwijderen (prullenbak), verwijdert die bestelling met haar regels. Een aanvraag houdt altijd minstens één bestelling. Een gevalideerde bestelling kunt u niet meer verwijderen. De stappen leest u in Een gesplitste aanvraag behandelen: bestellingen toevoegen, regels verplaatsen, valideren. Wat elke tab en knop doet, leest u in Tabs per bestelling.
Totalen over de bestellingen heen
Bij een gesplitste aanvraag hebben de totalen onder de regels twee rijen. De eerste rij toont de totalen van de bestelling waarop u staat. Daaronder staan de totalen van Alle bestellingen. Alle bestellingen is de som van elke bestelling van de aanvraag, behalve de afgewezen bestellingen. Ook bestellingen die al gevalideerd of verzonden zijn, tellen mee.
De totalen volgen uw wijzigingen meteen, nog voor u opslaat. Regels verplaatsen laat de totalen van Alle bestellingen gelijk. Regels kopiëren of dupliceren, of een bestelling met regels verwijderen, verandert ze. Een lege bestelling toevoegen verandert alleen het getal na Alle bestellingen. Alle bestellingen is de som van wat in Hyperfox staat, niet de hoeveelheid op het document. Een vergelijking met het document toont of de volledige hoeveelheid verdeeld is. Is een bestelling afgewezen, dan is de som van de tabs niet meer gelijk aan Alle bestellingen. Dat is zo bedoeld, want een afgewezen bestelling gaat niet naar uw ERP.
Hoe u de totalen controleert, leest u in Een gesplitste aanvraag behandelen: bestellingen toevoegen, regels verplaatsen, valideren.
Wie de aanvraag open heeft
Opent u een gesplitste aanvraag, dan is elke bestelling erin van u. Een collega die ze opent, ziet alle bestellingen alleen-lezen, tot u ze sluit of de collega op Overnemen klikt. Overnemen gooit uw niet-opgeslagen wijzigingen weg. Hoe de vergrendeling werkt, leest u in Wat er gebeurt als u en een collega dezelfde aanvraag openen. Elke melding die de balk kan tonen, leest u in Alleen-lezen toestanden.
Het hangslot Bestelling is vergrendeld op één tab betekent iets anders. Die bestelling is al gevalideerd en kan niet meer veranderen. De andere bestellingen blijven bewerkbaar.
Valideren en afwijzen in een gesplitste aanvraag
Valideren verstuurt elke bestelling die nog werk vraagt, allemaal tegelijk. Dat zijn de bestellingen die Pending Validation, Saved of Submit Failed zijn. U kunt niet één bestelling valideren en de andere voor later houden. Zolang een bestelling een fout heeft, blijft Valideren uitgeschakeld. De tooltip zegt hoeveel bestellingen nog geblokkeerd zijn.
Afwijzen geldt voor de hele aanvraag. Elke bestelling van de aanvraag die nog niet gevalideerd is, wordt Rejected. Dat kunt u niet ongedaan maken. Gevalideerde bestellingen houden hun status. De verwijderknop van de bestelling waarop u staat, bijvoorbeeld Bestelling 2 verwijderen (prullenbak), verwijdert alleen die bestelling.
De bestellingen van een gesplitste aanvraag kunnen dus verschillende statussen hebben. Bijvoorbeeld: één bestelling is Completed terwijl een andere Submit Failed is omdat het versturen mislukte. De aanvraag blijft in Te valideren zolang één van haar bestellingen nog werk vraagt.