Wat u kunt aanpassen zodat de AI uw bestellingen beter leest
- Gebruiker
- Admin
Meestal betekent de AI sturen: een waarde op de bestelling corrigeren en op Valideren klikken. Zelden moet u daarvoor iets technisch schrijven.
Komt een veld telkens fout uit, dan schrijft uw beheerder één gewone zin over dat veld. Uw beheerder schrijft die zoals u het aan een nieuwe collega zou uitleggen. Hyperfox bewaart elke opgeslagen versie zodat u ze kunt terugzetten, en u test een wijziging eerst op één aanvraag. Beide leest u in Het vangnet. Hoe de AI een bestelling verwerkt, leest u in Hoe de AI een bestelling leest en invult, stap voor stap.
Corrigeren en valideren
Vervangt u de klant, het artikel of de eenheid die de AI koppelde en klikt u daarna op Valideren, dan legt Hyperfox die correctie vast in Codex. Bij latere bestellingen van die klant past Codex uw correctie toe wanneer de AI opnieuw het record koppelt dat u verving, voor een gelijkaardige tekst. Een gecorrigeerde klant geldt voor elke latere bestelling met een gelijkaardige tekst, wie ze ook stuurt. Alleen Valideren legt een correctie vast. Opslaan doet dat niet. Vond de AI geen record en kiest u er een, dan legt Hyperfox uw keuze vast. Hyperfox past ze toe op het volgende document met exact dezelfde tekst. Hoe het koppelen werkt, leest u in Koppelen aan uw referentiedata.
Elke operator kan dit, en het vraagt geen kennis van de AI. U corrigeert de bestelling die u toch zou valideren. Hoe u nakijkt, uitzet of verwijdert wat Codex leerde, leest u in De correcties die Codex leerde nakijken, beperken of uitschakelen.
Een Codex-vermelding verandert welk record de AI koppelt aan een tekst die ze las, voor die klant. Ze verandert niet welke tekst de AI uit het document leest. Codex legt alleen correcties vast van een klant, een artikel, een eenheid of een ander veld dat naar uw referentiedata verwijst. Codex leert dus geen getypte referentie, datum, hoeveelheid of notitie. Welke correcties tellen, leest u in Welke correcties een vermelding worden.
Een instructie op één veld schrijven
Elk veld van uw bestelling heeft een Extractie-instructie in de AI-mapping. Uw beheerder past die aan onder Beheerinstellingen > Mappings. Hyperfox geeft die tekst woord voor woord aan de AI als de omschrijving van het veld. De tekst staat onder een kop die de AI opdraagt de omschrijvingen zorgvuldig te volgen. De plaatsen die een instructie noemt, zoals "na 'Ordernummer:' bovenaan", zijn suggesties voor de AI, niet de enige plaatsen waar ze zoekt. Hyperfox stuurt de waarden onder Voorbeelden mee met het veld als voorbeeldwaarden.
Een instructie is dus gewone taal, geen code. Een goede instructie legt het veld uit zoals u het aan een nieuwe collega zou uitleggen. Ze zegt wat het veld voor uw bedrijf betekent, waar het op het document staat en wat het niet is. Engels werkt het best. Nederlands of Frans is prima als u zich daarin beter uitdrukt. Operators kunnen Mappings niet openen. Een operator die een wijziging nodig heeft, geeft de beheerder het veld, de afzender en een voorbeeldbestelling. Hoe u een instructie schrijft, leest u in Sturen hoe de AI een veld leest.
Een instructie verandert welke tekst de AI voor dat veld uit het document haalt, op elke route die de AI-mapping gebruikt. Ze verandert niet welke records in uw referentiedata bestaan. Een instructie laat de AI dus geen artikel vinden dat niet in uw lijst staat. Ze laat de AI ook geen bestand lezen dat de AI niet kan lezen.
Uw referentiedata op orde houden
De AI kan een tekst alleen koppelen aan een record dat bestaat. De AI vindt dat record alleen via de kolommen die als doorzoekbaar zijn ingesteld. Drie hiaten houden de AI tegen. Het eerste is een artikel of klant dat in uw referentiedata ontbreekt. Het tweede is een artikel dat u niet meer verkoopt maar dat nog in de lijst staat. Het derde is een nummer op de documenten dat in een kolom staat die de AI niet doorzoekt.
Wie uw referentiedata beheert, voegt records toe en verwijdert ze, vaak via de import uit uw ERP. De stappen leest u in Add, edit and delete reference data records. Een operator kan een ontbrekend record toevoegen tijdens het valideren. De stappen leest u in Een ontbrekende klant, een ontbrekend adres of artikel toevoegen tijdens het valideren. Een beheerder maakt een kolom doorzoekbaar. De stappen leest u in Een kolom doorzoekbaar maken voor de AI.
Een wijziging in uw referentiedata verandert met welke records de AI kan koppelen, voor alle klanten tegelijk. Ze verandert niet welke tekst de AI uit het document leest.
Het vangnet
Hyperfox bewaart elke opgeslagen versie van een AI-mapping onder Versiegeschiedenis. Deze versie terugzetten zet een eerdere versie terug. Terugzetten slaat de oude inhoud op als een nieuwe versie, zodat er niets verloren gaat. De stappen leest u in Een eerdere versie terugzetten. In Codex kan elke gebruiker een Codex-vermelding die een verkeerde correctie toepast, uitzetten of verwijderen.
Een gewijzigde instructie geldt alleen voor aanvragen die de AI na het opslaan leest. Bestellingen die al in Te valideren staan, houden wat de AI las. Een wijziging geldt voor elke route die de AI-mapping gebruikt. Wat u eerst nagaat, leest u in Voor u begint.
U test een instructie op één aanvraag, met Opnieuw proberen > Opnieuw met huidige categorie. De test hoort op een aanvraag waar nog niemand aan werkte. Opnieuw proberen verwijdert elke bestelling van de aanvraag, ook de wijzigingen die u opsloeg, en vervangt ze door een nieuwe lezing. Hoe u het resultaat controleert, leest u in Het resultaat controleren.
Wat geen enkele hefboom verandert
Voor de AI begint, bepaalt het kanaal of een e-mail opgepikt wordt en welke bijlagen de AI leest. De regels leest u in Welke e-mails en bijlagen Hyperfox oppikt.
Een instructie in de AI-mapping van de ene route helpt niet bij een e-mail die naar een andere route ging. De reden is dat de AI-mapping van de andere route die e-mail las. Wat u in dat geval doet, leest u in De mail kwam in de verkeerde route terecht.
Uw ERP en de export ernaartoe bepalen wat er met een bestelling gebeurt nadat Hyperfox ze stuurt. Wat Hyperfox stuurt, leest u in Wat Hyperfox naar uw ERP stuurt.
Wie wat doet
Operators corrigeren en valideren bestellingen en kijken de vermeldingen in Codex na. Beheerders schrijven de instructies in de AI-mappings en beheren de referentiedatalijsten, ook welke kolommen de AI doorzoekt. Hyperfox stelt het bestelmodel in, de eerste doorzoekbare kolommen en de opbouw van elke AI-mapping. Die opbouw omvat welke velden de mapping heeft, met welke lijst elk veld gekoppeld wordt en de rij Splitsinstructie. De taakverdeling leest u in What you can configure, and what Hyperfox configures.